Top 10 für Video-Meetings

Natürlich geht die Arbeit es schon vorher los, denn im virtuellen Raum ist die Aufmerksamkeit kostbar und flüchtig. Also: Worum geht es? Was soll heraus kommen bei dem Treffen? Und: In welcher Reihenfolge gehen wir die Themen an? Die Kategorien "wichtig" & "dringend" des Herrn Eisenhower können dir in der Vorbereitung helfen, die Themen zu sortieren.

Vor dem Start des Treffens sollten alle Teilnehmenden wissen, was Thema sein wird und was das Ziel der Veranstaltung ist. Nur so kannst du auf aktive Teilnahme hoffen.

Bei Videokonferenzen werden Auge und Ohr oft überfordert: Schmaler Ton, instabile Technik, Fokus auf Sehen & Hören. Unsere Sinneskanäle für das Fühlen (Distanzverhalten, Verteilung im Raum, Physiognomie der Teilnehmenden, Haptik des Raums etc.) und Riechen (biochemische Eindrücke der Menschen und der Umgebung) bleiben unterversorgt. 

Deshalb kompensieren wir in diesen Kanälen und stellen Hypothesen an, wie das Gehörte und Gesehene wohl gemeint sein kann. Damit sind wir unterschwellig sehr stark beansprucht und verbrauchen viel Energie.

Zudem erfordern Video-Meetings eine klare Regie, die aufwendig ist, und verlangen Disziplin im Miteinander, was nochmals Energie zehrt.

Deshalb ist die Devise: Themen rauswerfen und inhaltlich runter vom Gas!

Bei wichtigen Treffen erspart ihr euch überraschende Situationen, wenn ihr einen Probedurchlauf mit Sparringspartnern durchführt. Lässt sich das Video wie geplant einspielen und die Folie teilen? Wie gut ist mein Vorführgegenstand zu sehen? Klappt die Abstimmung / das Brainstorming in der Gruppe am Whiteboard so schnell wie gedacht?

All das führt zu langwierigen Extrarunden, wenn es später nicht funktioniert, weil man sich verschätzt.

Übung im Vorfeld zahlt sich später aus.

Ja, ich weiß: Zurück in die Steinzeit. Aber wer am Montag Morgen im Stadtbereich mit all seinen Nachbarn in die W-Lans einsteigt, am besten über denselben Kanal, surft schnell mit Standbildern, Lücken, und frustrierenden Versuchen, sich wieder einzuwählen. Ganz doof, wenn du das Treffen leitest, und als Erster rausfliegst. Ich habe mir mehrere Lan-Kabel - zum Teil 25 Meter lang - für verschiedene Räume gekauft und empfinde sie als Quell der Ruhe.

Lan-Kabel rein und los geht´s (vorher im Zweifel je nach Laptop noch einen Adapter kaufen).

Das lohnt sich, weil es Nerven spart!

Leider ist es nicht egal, ob man mit Laptop, Tablet oder Smartphone dabei ist. Viele Möglichkeiten bleiben einem mit den kleinen Geschwistern des Laptops verwehrt, weil sie technisch nicht alles ermöglichen. Es kann nervtötend für den Rest der Teilnehmenden sein, wenn einer ständig fragt, wo denn dieser oder jener Button sei, man finde ihn gerade auf seinem Smartphone nicht... Wer auf seinem Smartphone hantiert, der fummelt und wischt anderen - rein optisch - zusätzlich mit einem riesigen Finger im Gesicht herum, während er irgendwohin schaut, nur nicht in die Kamera. Das zehrt enorm an der Aufmerksamkeits-Energie aller.

Also: Macht den Rechner an, das entspannt euch, erweitert die Möglichkeiten und ist ein heldenhafter Dienst an den MitstreiterInnen.

"Ich brauche kein Headset / vertrage die doofen Dinger nicht / hab noch kein schönes Set gefunden."

Trotzdem: Die anderen brauchen es, kauft eins, setzt es auf und trainiert damit, bastelt es im Zweifel schön - aber verwendet es. Kopfhörer retten die Technik und - ich wiederhole mich - die Energie der anderen. Ohne Kopfhörer doppelt das Mikrofon des eigenen Geräts sehr oft den Ton der stattfindenden Konferenz (gerade wenn ihr voll aufdreht) und es entstehen Loops. Oder ihr selbst klingt weit weit weg. Das kriegst du als Verursacher erst durch Feedback der anderen mit.

In solchen Fällen fährt die Besprechungs-Gemeinschaft dann eine "Extrarunde Technik" fern der eigentlichen Themen.

Und: Prüft vor Start der Konferenz den Ton-Kanal, denn manch ein Rechner ist noch auf einen anderen Eingabe-Kanal eingestellt, oder die Batterie des kabellosen Kopfhörers könnte schlicht leer sein.

Manche Veranstalter sind mit den Medien-Wechseln virtuos: Von der Galerie-Ansicht bittet man zur Sprecheransicht, zu "Video aus" und wieder an, ab in die Breakout-Session und wieder zurück, gefolgt von einer geteilten Präsentation.

Da kann dir ein Blatt Papier für deine Notizen die nötige Ruhe und Orientierung bringen.

Eine schöne Sache: Alle zeichnen zu Beginn den Teilnehmerkreis als tatsächlichen Kreis mit Namen (wie die Ziffern einer Uhr) auf ein Blatt. So kann man leichtfüssig eine Kommentar-Runde machen, bei der jede/r weiß, wann man dran ist.

Das geht zwar auch virtuell, aber ich muss dann wieder in dieses Medium schauen, um mich zu orientieren. Für generelle Notizen haben Blatt und Stift den Vorteil, dass beim Schreiben keine Tastatur bei den anderen Teilnehmern im Ohr klackert. Denn wer schaltet sich für diese Momente schon konsequent stumm?

Such dir einen ruhigen Platz, an dem du möglichst nicht gestört wirst.

Der leise telefonierende Kollege ein paar Meter entfernt, ein trällernder Vogel im Gebüsch hinter dir, die Kinder, die bei offener Tür eigentlich weit genug weg im anderen Zimmer spielen: Ein Mikrofon verstärkt oft das Signal und macht es dominant. In guter Absicht - mit störendem Effekt. Vermeide die Störquellen deshalb konsequent.

Grundsätzlich gilt in großen Runden über 10 Teilnehmenden: Wenn ich nicht spreche: Ton aus!

In kleineren Runden bis 10 Personen kannst du explizit vereinbaren, dass alle das Mikro angeschaltet lassen, solange es keine Störungen gibt (auch kein Tippen auf der Tastatur).

Der Vorteil davon: Spontane Regungen, wie ein Lachen, werden hörbar und machen den virtuellen Raum lebendiger, greifbarer. Und die Gesprächsbeiträge kommen schneller, ohne die Pause des Umschaltens oder ohne dass jemand spricht, der noch stumm gestellt ist.

Es gibt etliche Bilder und Geschichten zu Videokonferenzen, die sich darüber lustig machen, dass Menschen keine Hosen mehr brauchen. Außer, sie verlassen doch mal das Haus.

Das kann gut klappen. Und dann stehst du plötzlich unbedacht bei der Konferenz auf, um ein Fenster zu schliessen...

Außerdem kommt mal die Katze ins Bild oder der winkende Partner. Wenn ich mit dem Rücken zum sonnigen Morgen-Erwachen vor dem Fenster sitze, bin ich im Gegenlicht nur eine schwarze Silhouette im virtuellen Raum.

Unsere Aufmerksamkeit vollbringt dann Höchstleistungen, um unsere Körpersprache zu erahnen oder zu vervollständigen, Bilder als irrelevant auszuklammern und sich auf das eigentliche Thema zu konzentrieren. 

Um es klar zu machen: Das persönliche Ambiente kann eine super Auflockerung sein, ein Thema, über das man im Team mal explizit sprechen kann oder sollte. Aber als Grundrauschen raubt es die sehr wertvolle Konzentration.

Geht die Kamera an, bist du und alles, was dich umgibt, auf der Bühne! Also richte sie so ein, dass du im Fokus bist.

Stilles Zuhören beim Meeting kann schön sein, beruhigend wie ein Hörspiel. Auf Dauer bringt es dich aber in den Stand-Bye-Modus und du klinkst dich gedanklich aus. Die pure Info ist dann zu viel und wird eben nicht wie in einem Präsenz-Meeting von der Körpersprache akzentuiert eingebettet.

Lange Redebeiträge stossen oft auf keine entsprechende Resonanzen.

Und das ist das entscheidende Element: Resonanz. Sie ist im Präsenz-Treffen auch körpersprachlich schnell im Raum vertreten, fehlt aber im Video-Kontext auf vielen Ebenen. 

Deshalb stellen konkrete Fragen einen großen Unterschied dar für deine eigene Beteiligung, die Beteiligung der anderen und die Motivation insgesamt.

Befragen sich Teilnehmer, lausche ich interessierter. Werde ich gefragt, fühle ich mich präsenter, ich empfinde Wertschätzung, erhalte Platz. Frage ich andere, beteilige ich mich, folge meiner Motivation und gebe allen anderen die Gelegenheit, bei einem Gespräch dabei zu sein.

Eine schöne Übung, die ihr beim nächsten Jour Fixe ausprobieren könnt: Alle Teilnehmenden sprechen nur, wenn sie eine Frage stellen oder wenn sie selbst gefragt werden.

Viel Spaß bei fokussierten Videokonferenzen mit stabilem Bild und Ton,

klarem Ziel und motivierten Teilnehmenden!